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El camino hacia la certificación

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Tanto la certificación de un sistema de gestión, como de un producto o de un proyecto, es la evidencia de que se cumplen los requisitos de ciertas normas nacionales o internacionales. 

El proceso de certificación difiere según se trate de la certificación de sistemas de gestión o de productos. Para guiarle a lo largo del proceso, hemos elegido un sistema de gestión como ejemplo.

¿Cómo me preparo para la certificación acreditada?

Una vez decidido el sistema de gestión que desea implementar, existen ciertos pasos a seguir para estar preparado. Estos sencillos consejos han demostrado ser muy valiosos para las empresas que buscan la certificación. Cuando vaya a empezar, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

  • Comience el proceso con una actitud adecuada.
  • Asegúrese que ha comprendido el concepto que se establece en la norma, y utilice la norma como guía para definir el sistema de gestión. 
  • Conozca qué repercusiones tiene para la empresa la aplicación de la norma y cuáles son sus implicaciones. 
  • Utilice la norma como herramienta de mejora continua. 
  • Infórmese sobre los riesgos y procesos que pueden afectar a la capacidad de su organización para llevar a cabo su estrategia de negocio.
  • Seleccione su entidad de certificación con sumo cuidado. 

¿Qué pasos debo seguir?

A continuación, encontrará 10 pasos generales que le guiarán hasta la certificación: 

  • Conseguir la norma 

Obtenga y lea una copia de la norma para familiarizarse con los requisitos y poder decidir si la certificación/registro tiene sentido para su organización.

  • Revisar la bibliografía y el software

Existe una gran cantidad de información publicada que está diseñada para ayudarle a comprender e implementar una norma. Tenga en cuenta también que para algunas normas existen directrices desarrolladas sobre cómo implantar los requisitos dentro de una organización (por ejemplo, ISO/TS 9002 para ISO 9001 e ISO 14004 para ISO 14001). Invierta parte de su tiempo en investigar lo que está disponible, así como en identificar lo que podría servirle de ayuda en su proceso de implantación.

  • Reunir un equipo y definir su estrategia 

La adopción de un sistema de gestión debe ser una decisión estratégica acogida por parte de toda su organización. Es fundamental que la alta dirección participe en el proceso de resolución y creación. Son ellos los que deciden la estrategia empresarial que debe respaldar un sistema de gestión eficaz. Además, necesita un equipo dedicado a llevar a cabo su desarrollo e implantación.

  • Determinar las necesidades de formación 

Los miembros de su equipo responsables de implementar y mantener el sistema o sistemas de gestión deberán conocer todos los detalles de las normas aplicables. Este hecho no supone un problema, dado que existe una amplia gama de formación, talleres y seminarios diseñados para satisfacer adecuadamente estas necesidades. En DNV disponemos de una gran variedad de cursos de formación públicos en todo el mundo. Puede ponerse en contacto con su oficina local de DNV para obtener más información. 

  • Valorar la colaboración de un consultor 

Los consultores independientes pueden ayudar a definir una estrategia de implantación que sea factible, realista y económica. 

  • Elaborar una documentación adecuada al sistema de gestión 

Elija una plataforma adecuada para la documentación de su sistema de gestión (por ejemplo, software específico, basado en mapas de procesos, basado en SharePoint). La decisión de esta plataforma es importante para garantizar una gestión, comunicación y aplicación eficaces. Su sistema de gestión debe describir las políticas y operaciones de su empresa. La documentación incluye los procesos pertinentes y otra información documentada necesaria para ayudarle a cumplir con los resultados previstos y los requisitos de la norma aplicable.

  • Determinar, gestionar y documentar sus procesos 

Un paso importante en el establecimiento de su sistema de gestión es determinar los procesos necesarios y sus interacciones de acuerdo con sus políticas, estrategia y objetivos. Estos procesos deben abarcar diversas áreas tales como:

  • Realización de productos y servicios (procesos operativos)
  • Satisfacción de las necesidades y expectativas relevantes de los clientes y de las partes interesadas.
  • Procesos de gestión, incluyendo medición, análisis, mejora e innovación.
  • Implantar el sistema de gestión 

La comunicación y la formación son dos factores clave para una correcta implantación de la norma. Durante la fase de implantación, la empresa trabajará según los procesos establecidos y los criterios relacionados con el fin de documentar y demostrar la eficacia del sistema de gestión.

  • Considerar realizar una evaluación previa o preauditoría

Existe la posibilidad de optar por una evaluación preliminar de la implementación del sistema de gestión por parte de un organismo de certificación. El objetivo es identificar áreas de no conformidad o puntos débiles y permitirle corregir esas áreas antes de comenzar el proceso de certificación acreditada. Recibir una no conformidad, significa que una área concreta del sistema de gestión no cumple con los requisitos de la norma. 

  • Seleccionar la entidad de certificación/registrador 

La relación que establezca con el organismo de certificación/registrador durará años, ya que su certificación debe mantenerse. Por lo que, para tener un sistema de gestión eficiente, el desarrollo de una mejora continua es la clave. DNV le ayudará a obtener el máximo valor durante su proceso de certificación poniendo en práctica un enfoque de colaboración. Nuestra metodología se fundamenta en la realización de auditorías basadas en el riesgo y el uso de herramientas digitales que contribuyan a impulsar el grado de eficiencia y mejora.

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